De Stichting ‘Vrienden van het Werk van de industrieschilder Herman Heijenbrock' is in 1987 opgericht om het werk van deze kunstenaar onder de aandacht van zoveel mogelijk mensen te brengen. Dat gebeurt sindsdien door bemiddeling bij het organiseren van lezingen en exposities, publicaties uit te brengen én door Heijenbrocks werk in een elektronische catalogus te verzamelen en toegankelijk te maken.
U kunt de Stichting ondersteunen door werken van Herman Heijenbrock aan te melden (liefst met een foto) bij het secretariaat voor opname in het inventarisatie register van de Stichting: post@heijenbrock.org
In het bestuur van de Stichting zitten o.a. achterkleinkinderen van Heijenbrock, mensen uit de museum wereld, bedrijfsleven en andere heijenbrock-betrokkenen.
Huidige bestuursleden: Aernout Ogilvie (voorzitter) Amsterdam; Jos Parlevliet (secretaris) Zeist; Egge-Jan Pollé (penningmeester) Asperen, Floor Scheffer Heiloo; Judith Gussenhoven Rotterdam; Martine Verstraete Amsterdam; Nicolette Matthijsen Utrecht.

Wilt u de Stichting Heijenbrock (financieel) ondersteunen?
Particulieren, bedrijven en non-profit instellingen hebben de afgelopen jaren bijdragen geleverd aan het levend houden van het erfgoed van Herman Heijenbrock. Ook in de toekomst zijn deze bijdragen voor ons als Stichting van groot belang. Met uw hulp kunnen wij Herman Heijenbrock en zijn werken aandacht blijven geven en presenteren. 
Uw donaties zijn van harte welkom op rekeningnummer
NL09 ABNA 0558 5052 52  t.n.v. Stichting Vrienden Herman Heijenbrock.
Als u een vaste donateur wordt ad € 15 per jaar, dan ontvangt u tweemaal per jaar onze Nieuwsbrief en om de twee jaar een uitnodiging voor een bijzondere bijeenkomst. U kunt uw gegevens als donateur sturen naar ons secretariaat: post@heijenbrock.org

De erfgenamen van Herman Heijenbrock laten hun rechten die samenhangen met zijn kunstwerken behartigen door de Stichting Heijenbrock. Wilt u beeldmateriaal van Herman Heijenbrock gebruiken als illustratie of anderszins, neem dan contact op met de Stichting. Op het werk van Herman Heijenbrock berust geen auteursrecht meer (t/m 2018). Zijn werk blijft wel onderhevig aan het citaatrecht en beeldrecht. De stichting kan een creative-commons licentie afgeven waarbij werken vrijer beschikbaar zijn dan bij traditioneel auteursrecht beeldrecht of copyright mogelijk is.

1.    Registraties
De Stichting kent de volgende registraties: de registratie van donateurs en de registratie van eigenaren van Heijenbrock werken in de Heijenbrock beeldbank.
2.    Donateursbestand
De Stichting houdt de gegevens van donateurs bij in één gegevensbestand, het donateursbestand. Het doel van het donateursbestand is de communicatie met de donateurs in vorm van brieven, nieuwsbrieven en elektronische berichten (e-mail, whatsapp enz.) en vastleggen wie donateur is.
In dit bestand worden van de donateurs de volgende gegevens opgenomen:
·    Aanspreektitel in de vorm van de heer en/of mevrouw of familie;
·    Naam;
·    Adres;
·    Woonplaats met postcode;
·    Donateur;
·    E-mailadres (zo mogelijk);
·    Gedoneerde bedragen  worden bewaard in rekeningafschriften van de bank gedurende maximaal 7 jaar
·    Datum wanneer donatie is binnengekomen.
Facturen: Facturen die bij de stichting binnenkomen worden bewaard en betaalbaar gesteld door de penningmeester of een ander bestuurslid op een locatie die uitsluitend toegankelijk is voor deze bestuursleden. Correspondentie die hiermee verband houdt wordt eveneens op deze wijze bewaard.
Bankafschriften: alle bankafschriften worden door de penningmeester bewaard op een alleen voor hem toegankelijke locatie, gedurende een termijn van maximaal 7 jaar. Digitale overzichten zijn alleen toegankelijk voor de penningmeester via alleen bij hem bekende inlog gegevens.
3.    Beeldbankbestand
De Stichting houdt de gegevens bij van eigenaren van Heijenbrock-werken  in één gegevensbestand, het beeldbankbestand. Het doel van het beeldbankbestand is de communicatie met eigenaren over  de werken in het kader van uitwisseling van vragen uit de samenleving aan de stichting.
In dit bestand worden van de beeldbankeigenaar de volgende gegevens opgenomen:
·    Aanspreektitel in de vorm van de heer of mevrouw;
·    Naam;
·    Adres;
·    Woonplaats met postcode;
·    e-mailadres;
·    Telefoonnummer mobiel en/of vast.
4.    Gebruik van de registraties
De registraties worden niet ter beschikking gesteld aan derden en worden uitsluitend gebruikt voor communicatie in het kader van de Stichting tenzij een geregistreerde uitdrukkelijk toestemming geeft voor openbaarmaking of daarom verzoekt.
Algemene aankondigingen en nieuwsbrieven die per e-mail worden verzonden, worden verzonden met de geadresseerden in BCC.
5.    Beheer van de registraties
De registratie van donateurs en crediteuren wordt bijgehouden door de penningmeester of onder zijn verantwoordelijkheid door een vrijwilliger van de stichting.
De penningmeester is de verantwoordelijke voor de registratie en verwerking van de gegevens.
Elk bestuurslid krijgt eens per jaar of zo vaak als door het verloop van leden nodig is een kopie van het actuele donateursbestand. Eerder verkregen kopieën worden door bestuursleden vernietigd c.q. gewist.
Alleen de penningmeester bewaart historische bestanden met betrekking tot donateurs en crediteuren op een alleen voor hem toegankelijke locatie gedurende een termijn van maximaal 7 jaar.
. De registratie van eigenaren van Heijenbrock werken in de beeldbank wordt bijgehouden door een bestuurslid van de stichting. Het beeldbankbestand en kopieën daarvan worden uitsluitend opgeslagen op devices en locaties die uitsluitend toegankelijk zijn voor bestuursleden (beschermd met een wachtwoord of een andere afdoende toegangsbeveiliging) of als het om bestanden op papier gaat in een gesloten ruimte, la of kast.
6.    Datalekken
Van een datalek is sprake als de hiervoor beschreven bestanden buiten de macht zijn van door de Stichting aangewezen beheerders of derden daarin inzage kunnen krijgen of hebben gehad. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij verlies van een papieren ledenlijst of het op enigerlei wijze op een niet beveiligde en voor derden toegankelijke locatie belanden van een gegevensbestand.
Een datalek wordt onmiddellijk maar in elk geval binnen 24 uur gemeld door een beheerder of andere betrokkenen die er kennis van dragen aan de secretaris van het bestuur van de Stichting of aan zijn vervanger en tevens aan alle overige bestuursleden.
De secretaris of bij zijn afwezigheid een ander bestuurslid of bij hun afwezigheid een andere betrokkene bij het lek meldt een datalek binnen de voorgeschreven tijd bij de Autoriteit.
7.    Geen registratie van verwerking van gegevens
Het verwerken van de persoonsgegevens is niet regelmatig maar incidenteel, namelijk maximaal twee tot viermaal per jaar wanneer een nieuwsbrief, donatieverzoek en uitnodiging voor een donateursdag wordt verstuurd. Er is daarom geen noodzaak voor een register van verwerking.
8.    Gerechtvaardigd belang
De Stichting heeft een gerechtvaardigd belang bij het registreren en verwerken van de gegevens. De Stichting is een vrijwilligersorganisatie én is aangewezen op donaties. Zonder registratie van donateurs en het benaderen van donateurs kan de Stichting niet functioneren.
9.    Donateurs en beeldbank eigenaren
Nieuwe donateurs en beeldbank eigenaren worden door de beheerders van de registraties geïnformeerd over het opnemen van hun gegevens in een bestand. En hen wordt gevraagd om toestemming voor het opnemen in het donateursbestand of beeldbankbestand. De toestemming wordt op alfabet gearchiveerd en gewist of verwijderd bij verwijdering uit het bestand.
Iedere geregistreerde heeft recht op informatie over de over hem opgenomen gegevens. Op verzoek wordt deze informatie zo snel mogelijk door de betrokken beheerder verstrekt.
Bij beëindiging van het betrokkenheid bij de Stichting worden gegevens binnen een termijn van maximaal 7 jaar uit de registratie verwijderd. Een geregistreerde kan verzoeken zijn gegevens eerder te wissen of bepaalde verwerking na te laten. Een beslissing hierover wordt genomen door het bestuur. Klagen is mogelijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10.    Van het bestuur
Het bestuur van de Stichting heeft dit reglement met de volgens de statuten vereiste eenstemmigheid van het bestuur vastgesteld op 25 mei 2018 en op 26 september 2018 goedgekeurd.
Het bestuur draagt er zorg voor dat alle bij registreren en verwerken van gegevens betrokkenen kennis dragen van dit reglement.
Het bestuur plaats dit reglement mede daartoe zo mogelijk op de website van de Stichting.
Als derden gegevens verwerken in opdracht van de Stichting, bijvoorbeeld een drukker of distributeur, sluit het bestuur daarvoor een verwerkersovereenkomst.